También conocido como: “Cómo convertir nuestra pequeña empresa de carcasas de plástico a medida en una empresa certificada y respetada mediante una auditoría ISO”.”

Después de todos estos años preparándonos para ello, ha llegado el día de la auditoría final. La dirección está lista, todo el equipo está listo, pero quién sabe qué esperar cuando uno ha trabajado tan duro y ha dedicado tanta energía a una tarea tan difícil. Por supuesto, esto trae consigo numerosas preguntas:

• ¿Vamos a hablar el mismo idioma que el auditor?
• ¿Lo entenderé sin más?
• ¿Qué conclusiones importantes se me han escapado?
• ¿Entiende él nuestro proceso y cómo funciona la empresa?

Para el gerente de una pequeña empresa es difícil que le digan en qué se equivoca. Sabía que había muchas cosas que se habían implementado siguiendo al pie de la letra la norma ISO: procesos, manual de calidad y control de calidad. Pero, ¿y si se me había escapado lo esencial? ¿Y si él había dado en el clavo con esos detalles de la norma que yo había omitido o no había entendido?

Uno de nuestros empleados lo describió de la siguiente manera:

“Es como cuando vas conduciendo por la carretera, sin meterte en nada, sin hacer nada malo. Y de repente te cruzas con un policía, que se da la vuelta y te hace detener. Empiezas a entrar en pánico. Pensando: ‘¿Qué hice mal? ¿Iba a exceso de velocidad? ¿Me salté una señal de alto? ¿Se me apagó la luz trasera?’ Cuanto más tiempo te quedas sentado en el auto, más se te va la cabeza: ‘¿Se me venció la licencia? ¿Mi auto coincide con la descripción de un vehículo buscado?’ Poco a poco me voy convenciendo de que me van a arrestar. Aunque, pensando racionalmente, sé que estoy bien. Sé que no iba a exceso de velocidad, sé que acabo de ponerle nuevas placas al auto y definitivamente me detuve por completo en la señal de alto (casi siempre). El oficial se acerca a tu auto y te avisa que tu faro delantero está fundido y que tienes que arreglarlo. Es tan simple. Es tan fácil. Los cinco minutos en los que entraste en pánico ahora parecen una tontería; sin embargo, estoy empapado en sudor y tengo un faro que arreglar.”

Así fue como se desarrolló la auditoría ISO. La cabeza da vueltas sin control al pensar en todas las formas y todas las cosas que podrían salir mal y que saldrán mal. Al darle demasiadas vueltas al asunto, temes que, en el momento de la verdad, las palabras que suenan tan elocuentes en tu cabeza salgan titubeantes de tu boca y no tengan sentido... ¡o peor aún: sean incorrectas! El viaje por la madriguera del conejo fue mucho más elaborado que lo que realmente ocurrió ese día.

Hace más de 10 años, empecé por lo básico en materia de gestión, incorporando instrucciones de trabajo en cada una de las operaciones del taller. Tras muchas iteraciones, la mayoría de ellas quedaron finalizadas unos años más tarde, proporcionando instrucciones específicas a los operarios y una dirección clara para el taller. Por muchas razones diferentes, tuve que cambiar nuestras prioridades y enfocar mi energía en las ventas: necesitábamos más clientes y más ingresos. En el camino, descubrí que, de hecho, las prioridades cambian, pero los fundamentos principales se basan en la ISO. La ISO no te enseña cómo hacer tu trabajo, simplemente te ayuda a cumplir con la norma. En otras palabras, no estás haciendo nada bien o mal, lo que importa es la forma en que se interpreta y explica tu trabajo.

Esto resultó útil y, en ese momento, nos pareció natural implementar los demás procesos mientras trabajábamos para aumentar nuestras ventas. El proceso de ventas fue el primero; consistió simplemente en describir cuáles eran las tareas diarias de Dan y mías y compararlas con el estándar. Por suerte, nuestras cifras de ventas subieron y pude volver a la norma ISO. Después de un tiempo, me di cuenta de que mis habilidades y conocimientos no estaban necesariamente alineados con los requisitos de calidad, así que le pregunté a Scott, nuestro diseñador CAD, si le interesaba seguir adelante con el proyecto. Scott, un evaluador de sistemas de control de tráfico aéreo jubilado, estaba más calificado para llevar a cabo esa tarea y se hizo cargo de la misión que yo mismo me había asignado. En enero de 2019, Scott comenzó la misión de obtener la certificación ISO. Ha sido un largo camino, con muchas discusiones, negociaciones y trabajo duro para llegar al borrador final de nuestro SGQ.

El día de la auditoría ISO, prestamos especial atención a la limpieza del taller y reforzamos las medidas de las 5S para asegurarnos de que nada pudiera salir mal durante la ronda de inspección del auditor. Huelga decir que habría sido un milagro que no se detectara ninguna irregularidad durante esa ronda, pero estábamos seguros de que todo estaba en orden.

Las normas ISO se centran principalmente en la gestión, y se analizan a fondo las finanzas y la estrategia empresarial. Toolless ha obtenido beneficios constantes durante los últimos cinco años y ha superado dos crisis económicas y la pandemia de COVID. Eso nos dio mucha confianza en que, de alguna manera, nuestra estrategia de gestión y nuestras finanzas funcionaban. No obstante, siempre pueden surgir imprevistos, pero el auditor nos dijo que estábamos haciendo un buen trabajo en ese aspecto.

A continuación vinieron la fabricación, las compras y el CAD. Para mi sorpresa, el auditor no dedicó mucho tiempo a estos procesos, ya que su prioridad era la gestión. El diseño es el proceso principal de nuestra tecnología; en él se agrupan todas las exigencias del cliente, las compras, la fabricación y la aprobación de los planos. Es un proceso fundamental, y cualquier error se reflejará inmediatamente en las piezas. Seguimos utilizando nuestro antiguo sistema ERP propio, que también funciona como PDM, una herramienta fantástica para nosotros, ya que permite editar y volver a publicar cualquier proyecto sin tener que guardar las piezas una por una. Parece que hicimos un gran trabajo en esta área y, afortunadamente, no se encontraron problemas en el diseño.

Al final, la auditoría ISO determinó que Toolless solo tenía cuatro observaciones menores, lo que consideramos un éxito y un alivio. Pudimos abordar y resolver las observaciones sin dificultad. Nos complace anunciar que Toolless cuenta con la certificación ISO certificado!

SIN HERRAMIENTAS, SIEMPRE UN PASO POR DELANTE

Atentamente,

Brice